Podmínky užívání portálu

1. Provozovatel a služba

Portál je uzavřený informační systém pro správu domů — společenství vlastníků jednotek (SVJ) a bytových družstev (BD). Slouží správcům nemovitostí, účetním, technikům, výborům a členům domů. Obsah každého domu vidí jen přihlášení uživatelé s oprávněním k tomuto domu; portál obsah nešíří veřejnosti.

Tyto podmínky upravují užívání portálu jednotlivými uživateli. Vztah mezi provozovatelem a domem, který si portál objednal (Smlouva o poskytování a užívání aplikace ONLINESPRAVA), včetně zpracování osobních údajů pro dům, upravuje tato smlouva a Všeobecné obchodní podmínky; dům, který portál užívá prostřednictvím správcovské společnosti, má tento vztah upravený smlouvou se správcovskou společností.

2. Uživatelé a účty

• Interní uživatelé (správce, účetní, asistent, technik) získávají účet od provozovatele nebo od svého zaměstnavatele. Přihlašují se heslem a povinným druhým faktorem.
• Předsedové, členové výborů a členové domů získávají přístup na základě pozvánky svého SVJ / BD. Členský portál používá přihlášení jednorázovým odkazem zaslaným na e-mail.
• Řemeslníci a dodavatelé dostávají k jednotlivým zakázkám adresné odkazy chráněné náhodným tokenem; odkaz je určen jen jim.

Uživatel je povinen chránit své přihlašovací údaje a přihlašovací odkazy, nepředávat je jiným osobám a bez odkladu ohlásit podezření na zneužití účtu. Uživatel smí pracovat jen s údaji domů, ke kterým má oprávnění, a jen pro účely správy domu.

3. Obsah vkládaný uživateli a pravidla pro něj

Uživatelé mohou do portálu vkládat obsah: příspěvky a komentáře na nástěnce a ve fóru domu, přílohy zakázek, fotografie měřidel, dokumenty domu, faktury a hlasovací podklady. Za vložený obsah odpovídá ten, kdo jej vložil.

3.1 Nepřípustný obsah

Do portálu nesmí být vkládán obsah, který:

• je nezákonný — porušuje právní předpisy nebo práva třetích osob (např. pomlouvačný, výhrůžný, podněcující k nenávisti, porušující autorská práva);
• obsahuje osobní údaje třetích osob, které do portálu nepatří (např. cizí doklady, zdravotní informace, údaje dětí) bez právního titulu;
• je urážlivý, obtěžující, spam nebo reklama nesouvisející se správou domu;
• obsahuje škodlivý kód nebo se pokouší obejít zabezpečení portálu.

3.2 Moderování

Obsah nástěnky a fóra moderuje výbor daného domu a provozovatel. Obsah, který porušuje tato pravidla, může být skryt nebo odstraněn a účet uživatele může být omezen. Při zásahu do příspěvku sdělíme jeho autorovi důvod (jaké pravidlo bylo porušeno a na základě čeho jsme rozhodli) a možnost se proti rozhodnutí ohradit na kontaktní adrese níže. O odstranění obsahu a omezení účtu rozhoduje vždy člověk; automaticky portál pouze odmítne zveřejnit text s vulgárními výrazy (bod 3.3) a autor ho může upravit.

3.3 Pravidla komunikace v domě

Fórum a nástěnka slouží sousedům a správě k věcné domluvě o domě. Pro témata, odpovědi, ankety i přílohy platí:

• Nulová tolerance k urážlivému, vulgárnímu, nenávistnému, výhrůžnému, obtěžujícímu nebo jinak nevhodnému obsahu, ke zveřejňování cizích osobních údajů a ke spamu. Takový obsah odstraníme a jeho autorovi můžeme zakázat psaní do fóra domu nebo zrušit přístup do portálu.
• Kontrola před zveřejněním: portál text před odesláním zkontroluje a příspěvek s vulgárními výrazy nezveřejní. Autor ho může upravit a odeslat znovu.
• Nahlášení: každé cizí téma a odpověď můžete nahlásit v nabídce „…“ volbou Nahlásit a zvolit důvod (urážlivé, spam, osobní údaje, jiné). Nahlášení uvidí jen správa domu, autor se nedozví, kdo ho podal. Nahlášený obsah posoudíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin, a obsah porušující tato pravidla odstraníme.
• Skrytí uživatele: příspěvky konkrétního uživatele si můžete skrýt v nabídce „…“ volbou Skrýt příspěvky tohoto uživatele. Uživatel se o tom nedozví. Skryté uživatele spravujete a skrytí rušíte v sekci Komunikace → Fórum pod seznamem témat.
• Zásah správy: správa domu může příspěvek nebo téma odstranit, diskusi uzamknout a uživateli zakázat psaní do fóra domu. Uživatel se zákazem psaní dál čte; důvod zákazu uvidí u formuláře.
• Kontakt: nevhodný obsah můžete nahlásit i e-mailem na info@onlinesprava.cz; další kontakty a pomoc najdete na stránce Podpora.

4. Oznámení nezákonného obsahu

5. Kontaktní místa

V souladu s čl. 11 a 12 nařízení (EU) 2022/2065 o digitálních službách (DSA) určujeme jediné kontaktní místo pro orgány členských států, Evropskou komisi a Evropský sbor pro digitální služby a zároveň pro příjemce služby:

Kontaktní místo umožňuje přímou komunikaci s odpovědnou osobou; nejde o automatizovaný nástroj. Portál není online platformou ve smyslu čl. 3 písm. i) DSA — obsah nešíří veřejnosti, ale uzavřenému okruhu oprávněných uživatelů domu.

6. Dostupnost a odpovědnost

Provozovatel usiluje o nepřetržitou dostupnost portálu, plánované odstávky oznamuje předem. Neodpovídá za výpadky způsobené třetími stranami (poskytovatelé infrastruktury, banky, veřejné rejstříky) ani za správnost údajů vložených uživateli. Rozhodnutí s právními účinky (schválení vyúčtování, výsledek hlasování, upomínka) činí vždy pověřená osoba domu, portál je podkladem.

7. Funkce s umělou inteligencí

• Portál nabízí pracovníkům správy funkce s umělou inteligencí — vytěžení dokladů, odečet měřidla z fotografie, návrhy textů, porovnání nabídek a asistenta správce. Funkce jsou v portálu označené; co dělají a jaké údaje zpracovávají, popisují Zásady, bod 7. V mobilní aplikaci jsou vypnuté.
• Výstup umělé inteligence je návrh. Může být chybný (např. částka, datum, jméno, číslo účtu nebo měřidla). Uživatel, který ho použije, ho ověří proti podkladu a odpovídá za obsah textu, který odešle nebo zveřejní.
• Funkce s umělou inteligencí se nesmějí používat k hodnocení osob (platební morálka, spolehlivost, bonita), k rozhodování o nich bez lidského posouzení ani k vytváření obsahu, který by klamal o tom, kdo ho vytvořil.
• Do služeb umělé inteligence, které nejsou uvedené v seznamu subzpracovatelů (např. ChatGPT nebo osobní účty AI nástrojů), uživatel nesmí vkládat osobní údaje z portálu ani podklady vyúčtování, předpisů a plateb jednotlivých osob.

8. Ochrana osobních údajů

Zpracování osobních údajů popisují Zásady zpracování osobních údajů; seznam poskytovatelů, kteří se na provozu podílejí, je na stránce Seznam subzpracovatelů.

9. Změny podmínek

Podmínky můžeme měnit; o podstatných změnách informujeme uživatele v aplikaci nejméně 14 dnů předem. Aktuální znění je vždy na této adrese.